Fișa de cazare în 2026: este obligatorie, ce conține și cum o completezi corect

Dacă închiriezi un apartament, o garsonieră, o casă sau o pensiune către turiști, legea îți cere să ții evidența oaspeților. Documentul prin care faci asta este fișa de cazare — cu numele oficial complet, fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor. În acest ghid găsești tot ce trebuie să știi în 2026: cine e obligat să o completeze, ce câmpuri conține, cum arată un model completat corect și ce se schimbă odată cu digitalizarea prin SIT.

Ce este fișa de cazare

Fișa de cazare este documentul prin care orice structură de primire turistică din România înregistrează datele de identificare ale fiecărui oaspete cazat. Temeiul legal este Hotărârea Guvernului nr. 237/2001, care aprobă normele cu privire la accesul, evidența și protecția turiștilor în structurile de primire turistice.

Concret: la sosire, oaspetele prezintă actul de identitate, iar gazda completează fișa cu datele lui și îl roagă să o semneze. Fișele se păstrează și se prezintă autorităților la cerere — poliția și alte instituții le pot verifica la control.

Este obligatorie fișa de cazare?

Da — pentru orice formă de cazare turistică, nu doar pentru hoteluri. Obligația se aplică tuturor structurilor de primire turistice: hoteluri, pensiuni, vile, dar și apartamente sau garsoniere închiriate în regim hotelier prin Airbnb, Booking.com sau direct.

Aici greșesc cele mai multe gazde mici: „am doar un apartament, nu mi se aplică". Ba da, se aplică. Dacă primești turiști contra cost, ești structură de primire turistică și ții evidența oaspeților. Necompletarea fișelor este contravenție și se sancționează cu amendă — iar la un control nu poți reconstitui retroactiv fișe pe care nu le-ai făcut niciodată.

Ce conține fișa de cazare: câmpurile obligatorii

O fișă de cazare completă cuprinde:

• Numele și prenumele oaspetelui, exact ca în actul de identitate;
• Seria și numărul documentului de identitate — carte de identitate sau pașaport;
• Data nașterii și locul nașterii;
• Cetățenia;
• Domiciliul (localitatea și adresa din actul de identitate);
• Perioada de cazare — data sosirii (check-in) și data plecării (check-out);
• Unitatea de cazare în care stă oaspetele;
• Semnătura oaspetelui.

Pentru grupuri sau familii, fiecare persoană cazată se înregistrează — nu doar cel care a făcut rezervarea.

Model de completare, câmp cu câmp

Așa arată o fișă completată corect pentru un oaspete român:

1. Nume / prenume: POPESCU MARIA — cu diacritice și ortografia exactă din buletin;
2. Seria și numărul actului de identitate: CI seria XX nr. 123456 — exact cum apar pe document; verifică să nu lipsească sau să se inverseze caractere, e cea mai frecventă greșeală la transcrierea manuală;
3. Data și locul nașterii: 23.06.1985, București — din actul de identitate;
4. Cetățenia: română;
5. Domiciliul: Cluj-Napoca, str. Exemplu nr. 10 — din buletin, nu adresa „unde locuiește acum";
6. Perioada: 15.08.2026 – 18.08.2026;
7. Semnătura: a oaspetelui — pe hârtie la sosire sau electronic, dacă folosești un formular online.

Pentru un cetățean străin, treci tipul documentului (de exemplu pașaport), seria și numărul acestuia, plus cetățenia și țara de domiciliu.

Cum completezi fișele fără hârtii: formularul online

Varianta clasică — oaspetele îți dă buletinul, tu transcrii de mână pe un carnet tipizat — funcționează, dar e lentă, produce greșeli de transcriere și te obligă să fii fizic prezent la check-in. Alternativa: un formular de cazare online.

Fluxul arată așa:

1. După confirmarea rezervării, trimiți oaspetelui un link (pe WhatsApp, email sau prin platforma de rezervare);
2. Oaspetele completează datele de pe telefon, înainte să ajungă, își dă acordul pentru prelucrarea lor și semnează electronic, direct pe ecran;
3. Tu primești fișa de cazare gata generată și semnată, în format PDF, plus datele centralizate pentru export — fără nicio hârtie la check-in.

Exact asta face Smart Booking: formular online cu validarea automată a datelor, semnătură electronică și fișe PDF gata de tipărit sau de prezentat la control — gratuit, fără limită de timp. Iar datele și semnătura rămân criptate și stocate în UE, conform GDPR.

Cât timp păstrezi fișele și ce spune GDPR

Fișele trebuie să poată fi prezentate la control și pentru perioade trecute; termenul uzual de păstrare vehiculat în practică este de 5 ani. Două lucruri de reținut:

• Pe hârtie, asta înseamnă carnete arhivate, depozitate în siguranță — fișele conțin date de identitate, deci nu le lași într-un sertar la îndemâna oricui;
• Digital, înseamnă stocare securizată și un minim de igienă GDPR: acces limitat, criptare, ștergerea sau anonimizarea datelor după expirarea termenului de păstrare.

Ce se schimbă în 2026: SIT

Statul român digitalizează evidența turiștilor prin SIT — Sistemul Informațional pentru Turism, o platformă națională în care unitățile de cazare vor înregistra oaspeții digital, iar declarațiile pe hârtie urmează să dispară. Termenele anunțate au fost începutul lui 2026 pentru înregistrarea turiștilor și 20 mai 2026 pentru codul unic de identificare al unităților promovate online (cerut de Regulamentul UE 2024/1028) — dar implementarea practică a platformei este încă în curs la jumătatea lui 2026.

Ce înseamnă pentru tine: datele pe care le colectezi azi prin fișa de cazare sunt exact datele pe care le va cere și SIT. Dacă îți pui de pe acum fluxul de colectare la punct — ideal digital, nu pe hârtie — tranziția va fi o formalitate. Am scris un ghid separat despre ce este SIT și ce trebuie să facă gazdele.

Pe scurt

• Fișa de cazare este obligatorie pentru orice cazare turistică, inclusiv apartamente în regim hotelier;
• Se completează la sosire, pe baza actului de identitate, și se semnează de oaspete;
• Conține datele de identificare, perioada de cazare, unitatea și semnătura;
• Se păstrează pentru a putea fi prezentată la control;
• Din 2026, evidența migrează treptat către SIT — colectarea digitală a datelor te pregătește din timp.